Seit 2023 auf prüfungssichere Abläufe spezialisiert
Transparente Steuerunterlagen ohne Prüfungsdruck
SteuerDoku360 begleitet mittelständische Unternehmen durch strukturierte, belegbare und nachvollziehbare Dokumentationsprozesse. Unser junges Team nutzt konsistente Checklisten, automatisierte Reminder und Freigabepfade, damit digitale und physische Ablagen deckungsgleich bleiben.
- 180+ verknüpfte Kontrollpunkte entlang des Verarbeitungszyklus
- 48h durchschnittliche Durchlaufzeit für neue Ablage-Workflows
- 12 geprüfte Integrationen mit ERP-, Buchhaltungs- und DMS-Systemen
Kontrollierte Dokumentationspfade für jede Betriebsgröße
Wir konstruieren Ablagestrukturen mit klarer Verantwortlichkeit, sehen Medienbrüche vor und schaffen belegbare Prüfpfade von der Erfassung über die Validierung bis zur finalen Ablage. Jede Prozessphase wird mit Eskalationslogik hinterlegt, sodass Abweichungen in Echtzeit auffallen.
Automatisierte Freigaben und Eskalationsketten
Unsere Workflows kombinieren Eingangsvalidierung, dokumentierte Übergabeschnittstellen und Prüfvermerke. Zur Nachvollziehbarkeit wird jeder Bearbeitungsschritt mit Zeitstempel, Verantwortlichen und Kontextinformationen protokolliert. Ein konfigurierbarer Regel-Monitor informiert über Verzögerungen, vervollständigt fehlende Pflichtfelder und dokumentiert Ergebnisse.
- Versionierte Ablagestrukturen für digitale und physische Belege
- Vier-Augen-Prinzip auf kritischen Prozessabschnitten mit delegierbaren Stellvertreterrollen
- Schnittstellen zu führenden ERP-, Buchhaltungs- und Scansystemen
- Exportfähige Audit-Trails zur Vorlage bei internen und externen Prüfern
Regelwerke im Überblick
Die folgenden Leitsätze setzen wir konsequent in Projekten um. Jeder Punkt wird projektbezogen auf Ihr Setup adaptiert und revisionsfest dokumentiert.
- Steuerdokumentation – Wir definieren eine dokumentierte Prozesslandschaft mit eindeutigen Zuständigkeiten, Parametern und Prüfprotokollen.
- Aufbewahrungspflichten – Wir übersetzen regulatorische Vorgaben in konkrete Ablage- und Vernichtungsregeln je Dokumentklasse.
- GoBD-konform – Wir kartografieren Datenflüsse, protokollieren Änderungen und sorgen für manipulationssichere Prozesshistorien.
- revisionssichere Archivierung – Wir sichern unveränderbare Speicherorte mit Zugriffsprotokollen und regelmäßigen Plausibilitätschecks.
- digitale Belegablage – Wir etablieren einheitliche Upload-, Indexierungs- und Verschlagwortungsregeln für digitale Eingangsquellen.
- Buchhaltungsunterlagen aufbewahren – Wir durchleuchten Kontenpläne, Buchungskreise und Aggregationen für lückenlose Nachvollziehbarkeit.
- Fristen Steuerunterlagen – Wir kombinieren Erinnerungszyklen mit Ampellogiken, um alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
- Compliance Buchführung – Wir dokumentieren interne Kontrollen, Vier-Augen-Prinzipien und Freigabeschritte entlang aller Buchungsläufe.
- DSGVO-konforme Archivierung – Wir klassifizieren personenbezogene Daten und steuern Zugriff, Verschlüsselung sowie Löschkonzepte.
- Verfahrensdokumentation – Wir pflegen strukturierte Kapitel mit Prozessübersicht, Systembeschreibung, technischen Kontrollen und Verantwortlichkeiten.
- Betriebsprüfung Vorbereitung – Wir richten Prüfkanäle, Datenexporte und Nachweismappen für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Finanzbehörden ein.
Fristen und Risiken im Blick
Ein zentraler Kontrollfluss überwacht Fristen, ergänzt lückenhafte Datensätze und initiiert Eskalationen, sobald Abweichungen auftreten. Dashboards zeigen an, welche Dokumentarten noch zur Vervollständigung ausstehen, wo Prüfvermerke fehlen und welche Maßnahmen die Verantwortlichen als Nächstes einleiten.
Fristen-Cockpit
Konfigurierbare Kalender, wöchentliche Zusammenfassungen und Projektstatusberichte schaffen Transparenz über kurz-, mittel- und langfristige Aufbewahrungsvorgaben.
Risikokategorien
Kritische Belege werden über separate Abstimmungsschritte geführt, um Abweichungen sofort zu beheben und Verantwortlichkeiten eindeutig zu dokumentieren.
Qualitätssicherung
Stichproben- und Vollprüfungen sind mit Checklisten, Review-Kommentaren und Abnahmeprotokollen hinterlegt, um eine trafobeständige Datenbasis zu sichern.
Integrationen & Monitoring
Wir verbinden bestehende Systeme wie ERP, Buchhaltung, Ticketing und Lagerlösungen über standardisierte Schnittstellen. Dabei setzen wir auf Rollenkonzepte, Logging und verschlüsselte Verbindungen, um Kontinuität in der Dokumentationslandschaft zu gewährleisten.
- API-basierte Synchronisation von Stammdaten und Bewegungsdatensätzen
- Webhook-Trigger für Genehmigungen, Eskalationen und Statusmeldungen
- Kennzahlen-Set mit Datenqualität, Durchlaufzeit und Auditreife
- On-Premise- und Cloud-Konnektoren mit dokumentierter Zugriffskontrolle
Wissenshub und Befähigung
Damit Prozesse dauerhaft eingehalten werden, hinterlegen wir Playbooks, Quick-Guides und Checklisten in einem leicht zugänglichen Wissensbereich. Mitarbeitende finden dort Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Best Practices und Risikohinweise, die sie in ihrer täglichen Arbeit unterstützen.
Strukturierte Leitfäden
Prozessleitfäden mit klaren Rollen, Tools und Eskalationsstufen sichern konsistente Abläufe in Finanz-, Einkauf- und Vertriebsbereichen.
Aktualisierungslog
Versionierungen dokumentieren, wann Anweisungen angepasst wurden und welche operativen Schritte sich geändert haben.
Selbstchecks
Bereiche können über Self-Assessments prüfen, ob alle Kontrollfragen beantwortet und Unterlagen vollständig sind.
FAQ: Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert ein typisches Initialprojekt?
Die Setup-Phase umfasst Analyse, Konzeption, Tool-Anbindung und Pilotbetrieb. In der Regel sind acht bis zehn Wochen einzuplanen, um alle Prozessstufen und Freigaben bördig abzustimmen.
Welche Dokumentarten werden standardmäßig berücksichtigt?
Wir erfassen Belege aus Finanzbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Logistik und HR. Ergänzend integrieren wir Sonderdokumente wie Anträge, Verträge oder branchenspezifische Nachweise.
Wie werden Änderungen an gesetzlichen Vorgaben ergänzt?
Regulatorische Updates fließen über ein Change-Management ein. Wir priorisieren Auswirkungen, passen Leitlinien an und dokumentieren sämtliche Anpassungen in einem Änderungsjournal.
Welche Rollen sollten beim Kunden eingebunden werden?
Wir empfehlen eine Prozessverantwortliche Person, Vertreter:innen aus Finanzbuchhaltung, IT, Einkauf und einen internen Compliance-Sponsor, um Entscheidungen schnell zu treffen.
Unterstützen Sie hybride Archivierungslösungen?
Ja, wir verknüpfen digitale Archive mit physischen Lagerorten. Beide Welten erhalten konsistente Struktur- und Kennzeichnungsregeln, inklusive Bestandsabgleich.
Wie wird der Zugriff auf sensible Unterlagen gesteuert?
Rollenkonzepte, Logging sowie regelmäßige Reviews stellen sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten. Notfallprozesse sind separat dokumentiert.
Welche Dokumentation liefern Sie am Projektende?
Wir übergeben eine vollständige Prozessdokumentation, Datenflussdiagramme, Verfahrensanweisungen, Monitoring-Kennzahlen und Handlungsempfehlungen für den Betrieb.
Wie unterstützen Sie bei Betriebsprüfungen?
Wir stellen exportfertige Datensätze, strukturierte Nachweismappen und eine Ansprechpartnerliste bereit. Zusätzlich koordinieren wir Q&A-Schleifen mit Prüfer:innen.
Kontakt aufnehmen
Beschreiben Sie Ihr Anliegen und wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen mit einem strukturierten Vorschlag für das weitere Vorgehen. Alle Angaben behandeln wir vertraulich und nutzen sie ausschließlich zur Kontaktaufnahme.
Telefon: +49 30 2555 9800
E-Mail: [email protected]
Adresse: Friedrichstraße 123, 10117 Berlin, Deutschland